Skip to primary navigation Skip to content Skip to footer

EXECUTIVE ASSISTANT

WE ARE HIRING

Exciting full-time job as Executive Assistant at Boom Chicago to Saskia Maas

40 hours per week

‘Thanks again for this week. So much fun. What a great vibe. Compliments to all the staff, so friendly and professional.’ September 2021 — Arjen Lubach

‘I love working with two inspiring owners. I love that when I pitch ideas, I have the freedom to execute them.’ – Nicolette Ascherman, Boom Chicago Head of Sales, Marketing en Events

‘If you don’t turn down the volume, I’m calling the police’ – Bitchy Neighbor

Brendan Hunt, Arjen Lubach posing for a photo

ENGLISH

The job

Be part of something people really like! Everyone needs assistants, but our products makes people gush. Comedy is popular and people thank you after the shows for making their evening or event special. Our business is growing and our team is passionate. Work in the center of Amsterdam (and not in an office park). It doesn’t hurt that your workplace has its own bar!

Every day the job is different. You assist both our CEO Saskia Maas as well as our Creative Director Andrew Moskos. Saskia is an inspiring leader responsible for business development, event creation, finance and personnel. She is also the founder of Stichting InterActing, our theaterschool for teenagers with autism.

Andrew’s focus is on creative projects in different areas like operations or marketing. He also hosts, writes and performs at high stakes business programs that he needs support for. He is smart and fun to work with.

The assistant’s focus is to make board’s work load lighter and Andrew’s and Saskia’s management more efficient. There is a lot of overlap between Saskia and Andrew’s activities, also because they are married. The experience to be gained at Boom Chicago is exciting and unique.

Corporate productions with Saskia:

  • Put options for events and stay on top of the Google Calendar.
  • Prepare proposals in Event Temple (our booking system).
  • Make contracts via Event Temple and manage the return of signed copies.
  • Set up meetings between our clients and our script writers.
  • Take care of supplier forms, PO numbers and other administrative tasks.
  • Prepare for the productions themselves , such as call sheets for the cast and tech, contact with the client about who is executing the event with their contact details, time of arrival etc.
  • Set up of events on the day such as coordinating catering, arranging props etc.

Creative projects with Andrew:

  • These tasks are related to the growth of the company.
  • This can be linked to marketing such as improving our strategy for reaching a certain target audience or developing a new approach for an operational challenge.
  • Some shorter projects that could involve coordinating work between different departments. Maintain and manage our reviews would be one of these tasks.

 Financial tasks with Saskia:

  • Take care of the invoicing after each production in collaboration with our administration company Consult & co.
  • Send Proforma invoices to the clients for their approval.
  • Make expense reports.
  • Send incoming invoices to our administration at Consult & co.

Administrative tasks InterActing with Saskia:

  • Correspondence with parents and participants about the schedule, times, payments etc
  • Maintain the contact list.
  • Keep Jake, the head trainer of InterActing up to date.
  • Prepare for special events such as taster classes, wrap up shows.
  • Send invoices for InterActing.
  • Sort payments of participants via Persoonsgebonden Budget (PGB).
  • Arrange Verklaring omtrent Goedgedrag (VOG’s) for the trainers of InterActing.

General Tasks:

  • Agenda management of Saskia and Andrew including their to do list and notifying them about upcoming and outstanding tasks.
  • Order items when needed.
  • Create the internal newsletter in MailChimp every 2 weeks.
  • General errands including picking up and dropping off packages.
  • Organize staff events and manage the attendees list.
  • Various research jobs.
  • Attend meetings and take notes.
  • Ad hoc requests.

You are a match with us when you…

  • are excited to work with smart and inspiring people.
  • have as a minimum of 3 years of experience in a similar role.
  • think at HBO level.
  • work very concentrated and precise.
  • are independent and entrepreneurial with a can do mentality.
  • are optimistic and creative, excited to develop new ideas.

We offer:

  • a job that does not suck. Time flies at work!
  • a good and fitting salary.
  • a dynamic workplace with great colleagues.
  • a fun workplace that rewards comedy and laughter.
  • attention for personal development and growth. You will learn so much here.
  • the opportunity to attend a wide range of really cool events, frequently for free.
  • discount on improv classes (not required, but hey you never know…)

DUTCH

Wat ga je doen?

Wordt onderdeel van een iconisch bedrijf waar mensen veel plezier hebben. Iedereen heeft een assistent nodig, maar bij Boom Chicago is ons publiek lovend over wat we doen. Onze organisatie groeit en we hebben een gedreven team. Werk in het centrum van Amsterdam en niet op een saai bedrijvenpark! Bovendien komt je werkplek met een eigen theater en bar!

Je werkzaamheden zijn elke dag anders. Je assisteert zowel CEO Saskia Maas als Creative Director Andew Moskos. Saskia geeft op inspirerende wijze leiding aan het bedrijf en is verantwoordelijk voor business development, zakelijke producties, financiën, personeelszaken en haar Stichting InterActing, theaterschool voor jongeren met autisme.

Andrew houdt zich bezig met zowel het bedenken en uitvoeren van zakelijke programma’s als met creatieve projecten die bijdragen aan de groei van het bedrijf. Andrew heeft uitgebreide kennis op heel veel tereinen en dat maakt het heel leuk om met hem samen te werken.

Jouw focus is om de directie te helpen hun ambities te verwezenlijken. Er is veel overlap tussen beide directieleden, ook omdat Saskia en Andrew getrouwd zijn. De ervaring die je opdoet bij Boom Chicago is uniek en enerverend.

Taken zakelijke producties met Saskia:

  • Opties voor opdrachten vastleggen in de Google Calendar.
  • Voorstellen voorbereiden in Event Temple (boekingssysteem).
  • Contracten maken via Event Temple (boekingssysteem).
  • Ondertekende contracten controleren.
  • Afspraak maken tussen de scriptschrijver en de klant.
  • Bijwonen van meetings en notuleren.
  • Zorg dragen voor supplier forms, PO nummers en andere administratieve zaken.
  • Voorbereiden van de producties zelf, zoals call sheets maken voor de cast en techniek, contact met de klant over wie er de opdracht gaat uitvoeren inc. tijden, locaties, telefoonnummers, etc.
  • Opzet van de events op de dag zelf: catering coördineren, props klaarzetten.

Creatieve projecten met Andrew:

  • Deze taken hebben te maken met de ontwikkeling van het bedrijf.
  • Dit zijn projecten op het gebied van marketing zoals een strategie rond het aantrekken van een nieuw publiek of het verbeteren van de reviews van Boom Chicago.
  • Projcten met een korte looptijd zoals het coordineren van werkzaamheden die verschillende afdelingen betreffen.

Financiele taken met Saskia:

  • Factuurinformatie versturen naar Consult & co (= boekhoudkantoor).
  • Proforma facturen versturen naar de klant.
  • Declaraties opmaken en indienen.
  • Inkomende facturen doorsturen naar het boekhoudkantoor.

Administratieve taken InterActing met Saskia:

  • Correspondentie met ouders en deelnemers over het programma, tijden, betaling etc.
  • Adressenlijst bijhouden.
  • Jake, de hoofdtrainer van InterActing, informeren over berichten van ouders.
  • Voorbereidingen special events Interacting zoals taster class, eindejaar voorstelling.
  • Facturen versturen vanuit InterActing.
  • Betalingen van deelnemers via Persoonsgebonden Budget (PGB).
  • Verklaring omtrent Goedgedrag (VOG’s) voor de trainers van InterActing.

Taken algemeen:

  • Agendabeheer van zowel Saskia als Andrew. Hun to do lijst managen en hen attenderen op openstaande en aankomende taken.
  • Bestellingen plaatsen.
  • Interne newsletter in MailChimp elke 2 weken opmaken.
  • Post, pakketjes ophalen of wegbrengen.
  • Teamuitjes organiseren en aanmeldingen bijhouden.
  • Diverse eenmalige uitzoekklusjes.
  • Ad hoc opdrachten.

Je past bij ons als je iemand bent die:

  • enthousiast wordt over het werken met twee slimme, gepassioneerde eigenaren.
  • minimaal 3 jaar ervaring meebrengt in een soortgelijke funktie.
  • op HBO niveau denkt.
  • zeer gedetaileerd en geconcentreerd kan werken.
  • zelfstandig en ondernemend is, je weet van aanpakken.
  • optimistisch en creatief is en zin heeft in nieuwe dingen ontwikkelen.

Wij bieden je:

  • een baan die niet saai is en waar de tijd voorbij vliegt
  • een mooi en passend salaris.
  • een dynamische werkplek met geweldige collega’s.
  • aandacht voor jouw persoonljke ontwikkeling en groei.
  • de kans om bij de meest uitlopende, gave events te zijn, vaak kosteloos.
  • Improvisatielessen met korting als je dat leuk vindt.